Договір про надання бухгалтерських послуг

Для кожного бізнесу беззаперечно одним із найважливіших питань є бухгалтерський супровід господарської діяльності.

Це в першу чергу безпека з точки зору належного документального підтвердження та легітимності ведення бізнесу, а також це питання податкової оптимізації, бо професійний бухгалтер / консалтингова компанія дійсно здатні заощадити значну кількість коштів компанії, які можуть піти на її розвиток, а не на оплату штрафів чи зайвих податків через неналежно побудовану податкову систему компанії.

Але як і бізнесу і консалтинговій компанії убезпечити себе ? Безумовно за допомогою договору. Тож давайте розбиратись.

Коли потрібен договір про надання бухгалтерських послуг?

Малий бізнес в 99 % випадків використовує одну з наступних моделей взаємодії з бухгалтером:

• якщо це новостворений ФОП то він взагалі намагається певний час вести бухгалтерію самостійно, або ж звертається за послугами до outside бухгалтера, який веде інших, таких же як він ФОП-ів
• якщо ж мова йде про невелику компанію (юр. особу) то в переважній більшості вони беруть бухгалтера в штат, який на поточному етапі розвитку компанії здатний закривати питання бухгалтерського супроводження

Щодо середнього та особливо великого бізнесу то тут найчастіше зустрічається модель відносин з залученням консалтингової компанії, яка бере на себе обов’язки, щодо комплексного вирішення питання з бухгалтерським супроводженням суб’єкта господарювання та дій з цим пов’язаних.

Тож враховуючи вищевикладене, нижче я пропоную до вашої уваги таблицю, яка допоможе у розумінні того, коли ж потрібен договір про надання бухгалтерських послуг:

*бувають такі випадки, коли у компанії може бути і штатний бухгалтер і залучена консалтингова компанія.

Частіше за все, використання outsource бухгалтерії обумовлено ситуативною необхідністю для окремих випадків. В такому разі теж може укладатись договір, який ви або ваш юрист маєте уважно дослідити.

Навіщо потрібен договір про надання бухгалтерських послуг?

Укладення договору - це безпека для кожної із сторін. Безпека в сенсі того, що права, як суб’єкта надання бухгалтерських послуг, так і їх замовника (бізнесу) будуть захищені шляхом відображення дійсності в юридично значущому документі - договорі.

Більш того, практика доводить, що навіть виникнення суперечок між сторонами, менш вірогідно у випадку наявності якісно складеного договору, бо сторони заздалегідь знають про свої права та обов’язки, та про права і обов’язки контрагента. Саме недомовленості, та речі, які здаються самі собою зрозумілі і не сформульовані у вигляді пунктів договору, найчастіше призводять до конфліктів між контрагентами.

Найголовніша перевага наявності укладеного якісно складеного договору, це безумовно той факт, що у випадку, якщо вам доведеться звернутися до суду задля захисту ваших прав, то вірогідність на їх успішне відновлення в рази більше, аніж у випадку відсутності договору.

Але давайте також окремо розглянемо, які переваги отримує кожна із сторін при наявності укладеного договору окрім основної, що наведена вище.

Переваги для консалтингової компанії:

• об’єктивні межі відповідальності - укладаючи договір, суб’єкт надання бухгалтерських послуг має можливість чітко та об’єктивно визначити зону своєї відповідальності, превентивно усунувши ситуації, коли клієнт буде казати: “я думав ви це зробите”, “за що я гроші плачу” і тому подібне. Коли є конкретика, то питань буде значно менше.
• оплата послуг - коли договір укладено, то є чіткі умови щодо вартості послуг (як вона формується і з чого складається) та порядку оплати (строки та спосіб).

І, що дуже важливо, утворюється важіль впливу у вигляді застосування штрафних санкцій в випадку порушення строків оплати.

Коли є штрафні санкції, то вірогідність, що строки оплати будуть порушені значно менша, а коли штрафних санкцій немає, то відсутній, як превентивний психологічний інструмент, так і застосовувати у разі порушення буде нічого.

Переваги для замовника бухгалтерських послуг:

• об’єктивні межі відповідальності - цей же пункт я вказував і для консалтингової компанії, бо він діє у плюс для обох сторін.

У випадку з замовником послуг, він конкретно розуміє, за що він платить і чого вправі вимагати від суб’єкта надання бухгалтерських послуг, бо зона відповідальності чітко окреслена. І коли він почує фразу: “То не бухгалтерів справа” - він без вагань, на підставі договору зможе визначитись, а чи дійсно це так.

• строки надання послуг - інша, не менш важлива перевага, бо по аналогії з оплатою послуг для консалтингової компанії, строки їх надання є дуже важливими для замовника.

І у випадку, коли вони прописані в договорі, у замовника є конкретний пункт на який він може посилатись, на відміну від ситуації, коли існують лише усні домовленості і замовник звісно може писати і дзвонити в бухгалтерію, але спробуй доведи, що у вас є домовленість по конкретним строкам, коли це не втілено у формі пункту договору.

А також, відповідно, як превентивний / запобіжний інструмент в арсеналі замовника бухгалтерських послуг є розділ про відповідальність, в якому він може прописати пункт про можливість застосування штрафних санкцій у випадку порушення строків надання послуг.

• конфіденційність - дуже важлива умова для замовника бухгалтерських послуг, бо консалтингова компанія матиме доступ до його фінансових документів, та інформація, яку вони містять не має потрапити в руки третіх осіб.

Надважливо в рамках договору встановити режим поводження з конфіденційною інформацією, який в свою чергу має діяти навіть після припинення дії договору !

Безумовно це не всі переваги для кожної із сторін, але я виділив фундаментальні, яких достатньо, щоб зрозуміти беззаперечну перевагу наявності укладеного договору.

Як має працювати договір про надання бухгалтерських послуг

Під “працювати” мається на увазі те, як правильно скласти такий договір, щоб досягти мети у вигляді захисту прав для кожної із сторін.

Як і для будь-якого договору, я в першу чергу наполягаю на тому, що договір має відображати дійсність реальних відносин через свою змістовність.Тобто, те про що ви фактично домовились з вашим контрагентом і має бути втілено у формі пунктів договору.

Звісно, що все необхідно пропустити через фільтр юридичного дизайну для того, щоб документ виглядав відповідним чином, але назавжди забудьте про те, що договір це лише формальність. Саме таке мислення та відношення до такого важливого документу, як договір, призведе до спорів, проблем, судів.

Хочу закцентувати вашу увагу на найважливіших на мою думку розділах договору про надання бухгалтерських послуг (не плутати з істотними умовами, такими до речі за загальним правилом є: предмет, ціна, строк дії - ці умови є обов’язковими відповідно до законодавства).

Предмет договору

Якщо казати безпосередньо про просту односкладу відповідь то тут все зрозуміло, предмет договору про надання бухгалтерських послуг це послуги або змішаний варіант - послуги / роботи. Проте, важливим є саме те, що в собі містять такі послуги / роботи і це ви маєте конкретно визначити в договорі.

Наводжу декілька прикладів можливих варіацій змісту послуг / робіт:

1. заповнення звітної документації та її подача до уповноважених органів
2. розробка первинних документів
3. розробка первинних документів та документообіг з контрагентами
4. ведення документообігу в компанії
5. повний спектр послуг (включає всі вищеперелічені та інші можливі послуги, але вони також всі мають бути розписані)

Все безумовно залежить від того, яку модель взаємовідносин ви обрали, бо консалтингова компанія по суті може повністю закривати всі питання бухгалтерського обслуговування суб’єкта господарювання, а може у замовника є потреба в закритті лише окремих питань, цей варіант часто використовується, коли у компанії є in house бухгалтер, але він в силу певних обставин не може охопити всі зони відповідальності.

Тож відштовхуватись треба від обраної моделі взаємодії між вами.

Вартість послуг та строки оплати

Сторони мають чітко розуміти, за що, коли (настання факту / укладення документу тощо) та в який спосіб має бути здійснена оплата послуг.

Строки надання послуг

Суб’єкту надання бухгалтерських послуг варто звернути свою увагу на те, чи відповідають встановлені строки реальним можливостям та чи корелюється перебіг послуг з настанням необхідних дій з боку замовника, від яких залежить можливість приступити до надання послуг. Такою подією, наприклад, може бути надання необхідних документів або певної інформації.

Замовнику послуг, в свою чергу потрібно звернути увагу на те, щоб строки надання послуг (подання звітності, розробка первинних документів тощо) корелювались з законодавчими строками для подання звітності, строками по зобов’язаннях перед контрагентами тощо. А у випадку порушення строків надання послуг, такі порушення необхідно контекстно прив’язати до відповідальності консалтингової компанії, про що я напишу далі в межах опису такого розділу договору, як “відповідальність сторін”.

Відповідальність сторін

Об’єктивно кажучи, даному розділу більшу увагу має приділити саме замовник бухгалтерських послуг, бо у консалтингової компанії по суті може бути лише одна причина для застосування санкцій, а саме - порушення строків здійснення оплати.

А от замовнику слід поміркувати та порахувати, який розмір потенційних втрат він може зазнати, у випадку, якщо:

1. послуги будуть надані з порушенням строків, що призведе до порушення строків подання звітності і, як наслідок, штрафів з боку державних органів
2. документи статусу “конфіденційна інформація” потраплять у руки третіх осіб
3. через неналежну якість наданих послуг зміниться його податковий статус

Це лише декілька прикладів, виходячи з контексту кожної ситуації потрібно моделювати ситуації, їх можливі наслідки та збитки

Суб’єкту надання бухгалтерських послуг, в свою чергу варто приділити особливу увагу щодо того, як прописані ці пункти, де починається зона його відповідальності.

А саме, треба наполягати на тому, щоб вони були не абстрактними, а конкретними і настання відповідальності було б пов’язано з настанням реальних наслідків, а не фантазіями замовника послуг.

Беззаперечно й інші розділи договору важливі, особливо такі як “конфіденційна інформація” та “порядок надання послуг”, але вони дуже залежать від контексту ситуації і розписати їх універсально в межах даної статті не вийде.

Але вище, я надав вам інформацію для міркування, щодо фундаментальних розділів договору про надання бухгалтерських послуг, яка у разі правильного застосування зекономить вам значну кількість нервів, часу та грошей.

Сподіваюсь дана стаття стане вам у нагоді.